5 manieren om afsluitbonnen uit de horeca nauwkeurig vast te leggen

Begrijp eerst wat er op de bon staat

Een afsluitbon kan omzet, belasting, contante betalingen, kaartbetalingen, fooien en afgedragen fooien bevatten. Omzet is niet hetzelfde als fooi. Zoek vóór het invoeren de velden die je voor je persoonlijke registratie nodig hebt. Een hoog totaalbedrag is op zichzelf geen aanwijzing voor een hoog fooibedrag.

Stel dat de bon 180 omzet, 150 aan kaartbetalingen, 30 contant, 24 kaartfooi en 6 afdracht toont. De fooi is dan 24 vóór die afzonderlijke afdracht, of 18 erna. Welke waarde je invoert hangt af van het veldlabel. De 180 is omzet en hoort niet in het fooiveld.

Lees de tekst naast het bedrag in plaats van af te gaan op de plek op de bon. Kassa-indelingen verschillen per systeem en werkgever.

Volg de afspraken voor het bewaren van bronstukken en beperk onnodige persoonsgegevens in je eigen kopieën.

1. Begin met de scanfunctie van TipTill

De App Store-beschrijving van TipTill noemt het scannen van afsluitbonnen op de iPhone. Herkende waarden worden gemarkeerd zodat je ze vóór het opslaan kunt controleren. Maak na je dienst een scan, bekijk ieder veld en corrigeer wat niet duidelijk is herkend. De scan versnelt de invoer, maar vervangt die controle niet.

De vermelding noemt lokale opslag, optionele iCloud-synchronisatie, geen account en geen advertenties. Alle functies zijn gratis inbegrepen; de app vereist iOS 26 en is beschikbaar in het Engels en Duits. Controleer de actuele App Store-pagina en je apparaat voordat je erop rekent.

Het doel is een gecontroleerde registratie, niet alleen een foto die je nooit met de opgeslagen bedragen hebt vergeleken.

Een vaste controle na de scan voorkomt dat een snel ingevoerd bedrag later ten onrechte als zeker wordt beschouwd.

2. Voer bedragen handmatig in en controleer ze

Handmatig invoeren is een bruikbare terugvaloptie als een bon gevouwen, vervaagd of onoverzichtelijk is. Neem datum, omzet, betalingen, fooien en afdrachten één voor één over. Vergelijk de opgeslagen waarden met het papier voordat je vertrekt. Een extra blik is vaak eenvoudiger dan een ontbrekend bedrag later reconstrueren.

Gebruik een korte checklist: sluiten contant en kaart aan op het betalingstotaal, staat de fooi apart vermeld en is de afdracht al verwerkt? Is iets onduidelijk, noteer dan dat het nog gecontroleerd moet worden. Vul niet zomaar nul in.

Handmatige invoer kost meer tijd dan een scan. Het voordeel is dat je elk benodigd veld bewust leest en bevestigt.

Houd iedere dienst dezelfde volgorde aan. Zo blijft een korte controle overzichtelijk en herhaalbaar.

3. Scan een document met Notities

In Notities op de iPhone kun je met de camera documenten scannen, automatisch of handmatig, en de hoeken aanpassen. Apple beschrijft dat de scan als PDF in de notitie wordt bewaard. Daarmee behoud je een leesbare kopie als je de gegevens in TipTill handmatig moet aanvullen. Notities zet niet vanzelf iedere horecabon om in aparte fooivelden.

Lees de gescande bedragen en neem ze over in TipTill of je eigen administratie. Bewaar geen klant- of kaartgegevens die je voor dit doel niet nodig hebt.

Een PDF bewaart de weergave van de pagina. Voor gestructureerde velden blijven invoer en controle nodig.

De scan laat zien wat op de pagina staat, maar bewijst niet dat een automatisch herkend bedrag juist is.

4–5. Gebruik een werkgeversbestand of spreadsheet

Levert je werkgever een export uit het kassasysteem, gebruik die dan als bron en controleer eerst de betekenis van de kolommen. Omzet, betalingen en fooien kunnen al gescheiden zijn, maar benamingen verschillen. Bewaar het oorspronkelijke bestand met de bijbehorende periode. Een CSV-bestand maakt onbekende velden niet vanzelf duidelijk.

Een spreadsheet is een flexibele uitwijkmogelijkheid: één rij per bon, met datum, omzet, contante en kaartbetalingen, fooi, afdracht, gecontroleerd en opmerkingen. Formules tellen de rijen op. De controlekolom maakt zichtbaar wat je al hebt nagekeken. Geen van deze methoden garandeert correcte velden uit ieder ander systeem.

Een export kan meerdere diensten omvatten. Noteer de periode en behandel een afrekentotaal niet als een nieuwe fooi.

Blijft een kolom onduidelijk, houd haar dan apart totdat je uitleg hebt gekregen. Dwing een onbekend totaal niet in het fooiveld.

Veelgestelde vragen